僕にも後輩がいまして、彼らが書いた「ドキュメントのチェックをする」という仕事があるんですが、そもそも他の人が書いたモノのチェックって全然やる気にならないんですよね・・。そんな僕でもドキュメントを印刷して赤ペンで「気になったところを記入する」ことを始めたら、ドキュメントチェック業務も少し気が乗るようになりました。
他人の文書をチェックするのは性に合わない
僕はIT企業に勤めていて、いろんなことをやりますが、根がエンジニア体質なのか自分の技術力を求めるのがスタンスの基本で、他人のやっていることをチェックして指摘するなんてのは、あんまり性に合わないんですよね。
でも、チーム仕事なので他の人のドキュメントを正すことも大事
皆さんの職業も同様だと思いますが、仕事の上ではメール文書を始め、さまざまなビジネス文書で溢れてまして、特にお客さんに納品するドキュメントなんてのは会社としての製品ですから、内容そのものから表現に至るまで目を通すことが大切になります。
でも、やっぱりやる気が出ないです
僕はなんせこの文書チェックという業務、後回しにしがちです。多分他人の考え方を受け入れながら進める必要があるから、進めづらいんじゃないかと自分事ながら推察しています。
赤ペンを持つ
やる気がでないとか言っていられないので、やっぱりここは文具に頼ります。ちゃんとした赤ペンを持つと割と他人のドキュメントに赤を入れようという気が起きて、同時にチェックができるようになりました。
割と赤ペンを持ち歩いていない方も多い
こんなこと気にしていると変な人かと思われますが、僕の中では赤ペンって教育関係者がよく使うイメージがあります。で実際、僕の周りにはあまり持ち歩いてない人が多いです。やっぱりあまり利用場面が無いからでしょうか
クロス・センチュリーの赤芯
じゃあ、かっこいい赤ペンを持とうということを考えるのですが、高級な専用赤ペンって実際には世の中にほとんど無いんじゃないかと思っています。となると、高級ペンに赤リフィルを入れるということになります。そこで、僕が気に留めたのがクロスのセンチュリーです。細身でカッコいいのでクロスのセンチュリーシリーズは３本ほど持っているのですが、僕には長時間文書を書くには合わなくて、ペンケースに入れないことが多かったのですが、実はこのセンチュリーの芯には「赤」がありまして、サッと赤を入れるなんて使い方にはすごく適してまして、しばらく使っていました。
最近ではやっぱりフリクションボール赤
他人の文書に赤を入れる際に、自分が間違っちゃうと、それをまた訂正なんてことになるので、最近ではやっぱりフリクションボールペンの赤を利用しています。高いやつもイイんですが、一般的なフリクションボールノックも手軽に使えていいです。
赤ペンでチェックを入れる場合のポイント
わざわざ印刷して赤ペンを入れていくのですが、僕はちょっと注意している点があります。
「チェックした」という気持ちを文書に残す
きちんと確認したという跡を相手に伝える意味でも、「手書きの赤字」は意味があると思っていまして、一応、気持ちを込めるようにしていて、表現に注意するようにしています。
修正ばっかりじゃなくて「イイ」と思った点もチェックしておく
その文書の中で良いと思った点にも線を引いたり、印をつけたり「OK！」とか書いたりします。
書いた人の言葉を尊重する
「赤を入れる」なんて言うと、元の文書表現を、一部まるまる書き換えてしまう人もいますが、僕は書いた人の表現はなるべく残すようにしていまして、言葉の書き換えはしないようにしています。
まとめ
今回、文書チェックの話題に赤ペンの利用を交えて書かせていただきました。ペンの利用に関してはこちらの記事もどうぞ（たまった文具を場面に応じて、使い分ける）
