「箋」っていう漢字なかなか覚えられないですが、竹カンムリの下の部分は「細かいこと」
っていう意味があるそうです。
フセンで「見えてる化」、「細分化」、「省エネ化」
スマホやPCなんかでタスク管理アプリといったものがありますけど、そもそも、それを開くのがめんどくさい。そこでおススメなのが付箋を使ったタスク管理です。
タスクが出てきたら迷わず、すぐフセンに記入
最近、僕はやらなければならない事に気づいたときや、人から依頼を受けるとすぐに付箋に書き込むようにしています。かつては外出先での仕事が多かったものですから、手帳に書き込んでいたのですが、テレワークで家での作業が増えてきている今は付箋を使うようになってきています。
僕は書く字が大きくなってしまうのでよく見かける2.5cm幅くらいの付箋ではなくて、４cm幅のものを愛用しています。（目的が、「しおり」ではないので100均に売っている「全面のり付き付箋」というのをよく使います）
貼って、並べて、見えてる化。
記入した付箋はその日の活動シートとして、A4のコピー用紙に貼っていきます。今日やらなくてもいいタスクは別のシートに貼っていきます。付箋はアナログなんですが、やること優先順にいつでも並べ替えができるのがとてもイイ。この別のシートというのは、紙バインダを見開きにして（綴じ具を外して）見開きにして使っています。これをいつでも見えるように壁にかけているのですが、ココにもコツがあって上のほうに「緊急度」が高いもの、左のほうに「重要度」が高いものを意識して貼るようにしています。こうすることで、おのずとこのシートの左上に優先順位が高いタスクが寄ってきます。（付箋を貼っていく先については、世の中には専用の「イーゼルパッド」というのもあるそうです）
あと、やっぱりこれもスマホで撮影するとその時のタスク状態を持ち運びできるんです。
そのタスクが終わったらフセンは捨てる？
もともと、この「付箋でタスク管理」の仕方を教えてくれた、知人のやり方は僕のように、A4の紙に付箋を貼るのではなくて、パソコンのモニタ周りに、貼っていくやり方だったんですが、そのタスクが終わると、その付箋は捨ててしまうそうです。本人曰く捨てると、ひと仕事片付いた感じがして、いいとのことですが、僕の場合は終わったタスクの付箋は、ノートとかルーズリーフとかに貼りかえます。iPhoneのリマインダーみたいなイメージでしょうか、終わったタスクは処理済みの場所に移すのです。
このやり方のデメリットとしては、ノートやルーズリーフが、すごいスピードで使われてしまうのでもったいないというのがありますが、僕みたいな文具好きは、いっぱいノートなんかを持っていまして、もったいないというよりも、利用できて良かったという感じです。貼りまくったノートはめちゃくちゃ分厚くなってます。でもコレ実は無駄に使っているのではなくて、貼りまくったページはやっぱり写真イメージに残して、付箋を剝がしたらまた、そのノートは使えます。
一方でメリットとして、後で見返すと、そのタスクを行ったときの様子や、工程がよみがえってくるというのがあります。
この付箋でのタスク管理、なんでもかんでも付箋に書き込むクセがついてくるので、思いついたことはすべて付箋に書いてしまうようになってくるのですが、そこで問題になってくるのが、「アイデアだけ」で別に「やらなくてもいい事」まで書いてしまうため、「アイデア出し」の付箋が「やるべき事」のように残ってしまうことです。そこで僕は「アイデア保管ノート」も用意して「アイデア出し」の付箋はそのノートに張り替えるようにしています。
今回はこんなこと書きました
- 思いついたら付箋に記入
- 緊急度と重要度を考慮して２次元的に貼っていく
- 終わったら付箋を移動するか捨てる
この付箋によるタスク管理。やってみると、始めた当初は手帳なんかに「メモだけとって忘れ去られたこと」や「ノートに書いただけで埋もれてしまっていたこと」そして「忘れていたアイデア」が多かった状況に気付かされました。
