皆さんは自分自身が仕切らなければいけないような会議ってやったことありますでしょうか？僕はときどき、司会とかやらされたりして、僕自身が話して、その場を回さなければいけないという会議の仕事があります。実はそういうのが、物凄く苦手なんですけど、リモート会議に限ってはそれなりに克服した方法があります。これをやるとリモート会議だけ、取り回しが上手くなってちょっと変なんですが、ご紹介していきます。
会議を仕切るのって、正直しんどい。
僕には数か月に一度くらいのペースで「会議の司会進行」を任されることがありまして、これが、なかなかしんどい仕事なんです……。
会議を仕切るのは、しんどいです。
まず、司会進行って「ただ話を回すだけ」じゃないんですよね。僕が任せられる会議の場合、司会をするだけでなく、自分も積極的に質問したり、意見を言わなければいけないっていうのがあります。しかも、なるべくハキハキと、分かりやすく話すことが求められたりします。人が回している会議で「ホワイトボードで図を描きながら話を整理したりする」みたいなのは、そこそこ意なほうなんですが、そういうのと、会議を仕切る行為はかなり別の能力かと思ってます。
自分の言葉で話さないといけない
というのも、こういった会議の司会では進行が大事で、発する言葉が意味を持つんですよね。ある程度「自分の言葉」で「自分の意志を持って」話さないと、進行できない。とっさに言葉が出てこないこともあるし、参加者がどういう人か事前に把握しておく必要もある。
やっぱり向いていないと思える
実際、こんなことが起こると「やっぱり自分には向いてないな」と思ってしまいます。
- みんなが勝手にしゃべり始めて収拾がつかなくなる
- 話が脱線して、本題に戻せない
- 結局、会議がまとまらないまま終了する
でも、リモート会議なら少し話は変わってくる
最近は大事な会議でもリモートで開催されることが多くなりました。コロナ禍以降、リモート会議が一般的になったおかげで、遠隔地の人とも気軽に打ち合わせができるので僕の所属しているところでも主流です。
リモート会議だと、資料をこっそり手元に置ける
対面会議だと、人に見られるのが恥ずかしくて置けないようなメモや資料も、リモートなら手元に自由に準備しておけます。もちろん、画面共有のときは注意が必要ですが、自分だけが見るメモとして準備しておく分には問題ないですよね。
十分な準備をしておける
最初は、資料を手元に置きすぎて混乱したりもしましたが、だんだん整理の仕方が分かってきました。今では、
- 必要な情報をまとめておく
- とっさに思いついたことは手書きでメモ
- 自分へ元気づける言葉を書いておく
手元に別のものをを用意しておくだけだったら、iPadとか会議のツールとは別のデバイスを使うってのもあるかもしれませんが、操作がちょっと煩わしいので、文具派の僕としてはやっぱり手書きです。
手元にある、人にはあまり見せられない資料
ちなみに、僕が会議中に手元に置いている資料は、見られるとちょっと恥ずかしいものや、ヤバいのも多いです。
人に見せられないことのほうが大事なことが多いのでは
あらためて見てみるとやはり人にみせるのはかなり嫌な項目が並んでいます。
- 自分を励ます言葉（「落ち着いて話そう」とか）
- 感情を抑えるための言葉
- 参加者の名前とその人の雰囲気のメモ
- タイムテーブルや各発言の予定時間
などなど。
資料はそれなりにカラフルにしていて、大事なポイントには赤ペンで印をつけたり、話の切り替え部分には色分けをしたりしています。色を使うことで話すとき視覚的に入ってきやすい。基本的にA4用紙に色々なインクが入っている万年筆で、書いているのですが、カラフルに簡単に書けるのは手書きならではです。
自分を励ます言葉
僕が実際に使っている「自分を元気づける言葉」はこんなヤツで、手書きで書くのが、やっぱりスっと入ってきていいです。
- 「はじめのところはっきりと発音しよう！」
- 「難解な言葉にビビらない！」
- 「落ち着いてゆっくり話そう」
まとめ
会議を仕切るって本当にエネルギーを使います。でも、リモート会議は、自分に合ったスタイルを模索するにはぴったりの環境だと思います。また、僕みたいなビビりには自分を励ますことが大事でして、手書きで書くこと自体が励ましになっているような気がします。他、会議関連ではこんな記事も書いてます。(会議、とっさに話せる！ノート活用)
