ミーティングが終わった後、なんだか相手に「伝わっていないな」と思えて、消化不良に感じるときってありませんか？
僕の場合そういうとき、その場で図を使って説明すると、理解してもらえている実感が沸くことがよくあります。
「理解を深めさせる図」と「やる事をはっきりさせる箇条書き」
よく会議は行動を起こすためにやるもので
「会議」→「議決」→「決行」→「行動」 なんて言いますが、議決するためには出席しているメンバーに理解と合意を得て、やるべき事を認識してもらう必要があります。僕はこの「理解してもらう」部分には図を活用するようにしています。出席者によく理解してもらったうえで、箇条書きでやるべき事を挙げていくと、行動につながる会議になりますよね。
いつでも図を描ける紙を用意しておく
僕の仕事では客先に出向いて企画の説明をするなんてことが、よくありまして、ホワイトボードとか大きく図が描けるものがある場所だといいのですが、そういったものが無い場合は大きめの白紙に描くようにしています。iPadなんかで描くのもやり方として、あるかと思いますが、小さいしちょっと煩わしい。経験的にはB4(原稿用紙の大きいものと同じサイズ)くらいの白紙がちょうどよくて、二つ折りにしてカバンに入れています。これを相手に見せながら描いていく感じです。
ちょっと太めのペン
相手と対面して見せながら描くものですから、いわゆるボールペンみたいな先が細いペンで描くと、インパクトが出ないし、伝わりづらいです。そこで最近愛用しているのがサクラクレパスのPIGMAの太めのやつです。これ、PIGMAフォルダーっていう高級感を出すオプションものがありまして、個人的な好みですが、PIGMAフォルダーで使うときは、太めのペン先かファインライナーがカッコいいと勝手に思ってます。
太めのペンで人前で描くとなると割と度胸がいりますが、多少の間違いはあるもんだと思って開き直って描くのがいいと思います。
記憶と記録に残る
こうやってその場で紙面に図を描くと、客先の担当から「その紙もらっていいですか？」とか言われることが良くあります。そういうときは「僕も撮っていいですか？」とか言って自分のスマホに残すようにしています。そうするとお互い記録に残りますよね。
会議中の図解を記録として残すというのは、実はオンラインでの会議のほうが、画面に映しながら図を作っていくという、やり方で大変効果的なんですよね・・・。でも、やっぱりマウスなんかはペンに比べて使いづらいのであまりキレイな図にならないことが多いです。そこで、オンラインミーティングではエクセル上でテキストボックスと任意のセルへの着色と文字入力、矢印、線を駆使して、その場で図を描いていくようにしています。曲線の引き方と、それを矢印にすることなんかを習得すると、配置した要素を迂回した線を引けるようになるので、その場でそれなりにキレイな図を描けるようになります。これについてはまた別のブログなんかでご紹介しようかと思っています。
まとめ
図の描き方なんかに関しては別の記事でも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。（作図できるようになる４つのコツ）
補足で、ミーティングでは「やるべきこと」を箇条書きにするのが、有効ですよね。でも対面では図のなかに含めたり、見えるように書き出したりするのは状況によっては、難しいと思います。その場合は自分のノートに箇条書きで控えておいて、会議の最後のほうで、わざわざ読み上げるなんてのも効果的です。
